Privātuma politika pretendentiem
1. Personas datu apstrādes pārzinis
1.1. Personas datu apstrādes pārzinis ir AS “MADARA Cosmetics” (reģistrācijas numurs: 40003844254, juridiskā adrese: Zeltiņu iela 131, LV-2167, Mārupe, Mārupes novads).
1.2. Ar mums var sazināties, rakstot uz elektroniskā pasta adresi darbs@madaracosmetics.com.
2. Kontaktinformācija saziņai par personas datu aizsardzības jautājumiem
2.1. Ja Jums ir radušies kādi jautājumi saistībā ar šo paziņojumu vai Jūsu personas datu apstrādi, tad Jūs varat ar mums sazināties, izmantojot 1.2. punktā norādīto e-pasta adresi vai sazinoties ar mūsu personas datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz elektroniskā pasta adresi dati@madaracosmetics.com.
3. Mūsu veiktās personas datu apstrādes vispārīgs raksturojums
3.1. Šajā paziņojumā ir aprakstīts kā mēs veicam savu vakanto amatu kandidātu (pretendentu) un citu personu, kuru dati var nonākt mūsu rīcībā saistībā ar personāla atlasi, personas datu apstrādi.
3.2. Šī paziņojuma mērķis ir sniegt iespēju personām, kas vēlas pretendēt uz mūsu izsludinātajiem vakantajiem amatiem, kā arī tām personām, kuru datus mums ir nodevuši pretendenti (piemēram, atsauksmju devēju dati), iepazīties ar mūsu personas datu apstrādes noteikumiem.
3.3. Šī ir aktuālā paziņojuma redakcija. Mēs paturam sev tiesības veikt grozījumus un pēc nepieciešamības aktualizēt šo paziņojumu.
3.4. Šī paziņojuma mērķis ir sniegt Jums vispārīgu ieskatu par mūsu veiktām personas datu apstrādes darbībām un nolūkiem, tomēr lūdzam Jūs ņemt vērā, ka arī citos dokumentos var būt sniegta papildus informācija par Jūsu personas datu apstrādi.
3.5. Mēs apzināmies, ka personas dati ir Jūsu vērtība un apstrādāsim tos ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par mūsu rīcībā esošo Jūsu personas datu drošību.
4. Personas datu apstrādes nolūki un tiesiskais pamats
Mēs nodrošinām godīgu un likumīgu personas datu apstrādi, apstrādājot Jūsu personas datus tikai konkrētiem, iepriekš noteiktiem nolūkiem, un pastāvot atbilstošam tiesiskajam pamatam. Mēs veicam Jūsu personas datu apstrādi šādiem nolūkiem:
4.1. Darbinieku atlases procesa nodrošināšanai un no tā izrietošo tiesību un pienākumu realizēšanai:
[1] Šī nolūka ietvaros tiek organizēti personāla atlases konkursi, kuru ietvaros tiek izsludināta vakance uz konkrēto amatu un tiek saņemti, izvērtēti un saglabāti pieteikumi, CV (Curriculum Vitae) un motivācijas vēstules no pretendentiem. Notiek saziņa ar pretendentiem un, nepieciešamības gadījumā, ar pretendentu norādītajiem atsauksmju sniedzējiem, lai ievāktu atsauksmes. Tiek organizētas intervijas un izvērtēta pretendenta piemērotība konkrētajam amatam, kā arī tiek saglabāti dati, lai spētu aizstāvēt savas intereses tiesvedībā un atbildētu uz pretenzijām un ierosinātām lietām tiesās.
[2] Šim nolūkam un iepriekš norādītajiem apakšnolūkiem mums ir nepieciešami vismaz šādi personas dati: pretendenta vārds, uzvārds, kontaktinformācija (e-pasts, tālruņa numurs), pretendenta izglītība un iepriekšējā darba pieredze, personas, kuras var sniegt atsauksmes un to kontaktinformācija, atsauksmes par pretendentu, kā arī cita informācija, kas varētu būt būtiska attiecīgā amata izpildei un atbilstošākā pretendenta noskaidrošanai.
[3] Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:
- piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas (1) 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts) – attiecībā uz CV iesniegšanas faktu, CV saglabāšanu nākotnes potenciālajiem atlases konkursiem;
- līguma ar datu subjektu noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts) – attiecībā uz to pretendentu datu apstrādi, par kuriem ir pieņemts lēmums noslēgt darba līgumu;
- juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts) – atsevišķos gadījumos uz atsevišķiem datu veidiem, ja normatīvie akti nosaka obligātās prasības konkrētam amatam;
- pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) – attiecībā uz pierādījumu nodrošināšanu, iespējamo prasījumu gadījumā, kā arī attiecībā uz pieprasāmās informācijas apjomu.
4.2. Darba līguma noslēgšanai
[1] Šī nolūka ietvaros mēs ievācam informāciju, kuru nepieciešams iekļaut darba līgumā un tā pielikumos, veicam Jūsu identifikāciju, pārbaudām Jūsu kvalifikāciju apliecinošus dokumentus, noformējam darba līgumu.
[2] Šim nolūkam mums ir nepieciešami vismaz šādi personas dati: darbinieka vārds, uzvārds, personas kods (ārzemniekam, kuram nav personas koda - dzimšanas datums), dzīvesvieta, tālruņa numurs, darba attiecību sākuma datums, darba vieta, darbinieka izglītības dati, darbinieka kvalifikāciju dati, veicamo darba pienākumu apraksts, amats, darba kontaktinformācija, darba samaksas apmērs, norēķina konta numurs; nepieciešamības gadījumā, veselības dati; ārzemniekam papildus minētajam - uzturēšanās atļaujas derīguma termiņš, informācija par to, vai ir atļauja strādāt un kāds ir atļauto stundu ierobežojums.
[3] Galvenie izmantojamie juridiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:
- līguma ar datu subjektu noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts);
- juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts) – attiecībā uz darba līgumā atspoguļojamo informāciju un nepieciešamām kvalifikācijas prasībām, kā arī ziņošana par nodarbinātības faktu valsts iestādēm (piemēram, Valsts ieņēmumu dienestam);
- pārziņa pienākumu izpilde un tiesību realizācija nodarbinātības jomā (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9. panta 2. punkta b) apakšpunkts) – attiecībā uz īpašu kategoriju datu (veselības datu) apstrādi.
(1) EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula)
5. Kādā veidā mēs saņemam personas datus un kādēļ tie Jums ir jāsniedz?
5.1 Jūsu personas datus mēs varam iegūt:
5.1.1. no Jums paša, iesniedzot mums pieteikumu un CV dalībai konkursā uz vakanto amatu;
5.1.2. no pretendenta, ja viņš ir norādījis Jūsu personas datus atsauksmju par viņu saņemšanai;
5.1.3. savstarpējā līguma slēgšanas procesā, iegūstot datus no Jums paša;
5.1.4. no Jums, ja Jūs iesniegsiet mums kādus iesniegumus, e-pastus, zvanīsiet mums;
5.1.5. no Jums, ja Jūs sniedzat informāciju par pretendentu.
5.2. Galvenokārt, mēs Jūsu informāciju ievācam, lai veiktu personāla atlases procesu, izpildītu mums saistošos juridiskos pienākumus, un lai īstenotu savas leģitīmās intereses. Šī paziņojuma 4. punktā noteiktās informācijas iegūšana ir nepieciešama iepriekš norādīto nolūku sasniegšanai, līdz ar to šādas informācijas nesniegšana var apdraudēt Jūsu dalību vakantā amata konkursā un darba attiecību uzsākšanu. Ja dati nebūs nepieciešami obligāti, bet to iesniegšana varētu palīdzēt uzlabot darba vidi vai Jūsu nodarbinātības apstākļus, mēs norādīsim, ka datu sniegšana ir brīvprātīga.
6. Iespējamie personas datu saņēmēji
6.1. Mēs apstrādājam Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un rūpējamies par to, lai Jūsu personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav tiesiska pamata Jūsu personas datu apstrādei.
6.2. Personas datus, pēc nepieciešamības, varētu saņemt:
6.2.1. mūsu darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kurām tas nepieciešams darba pienākumu izpildei, piemēram, grāmatveži, tiešie vadītāji;
6.2.2. personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamajā apjomā, piemēram, auditori, finanšu vadības un juridiskie konsultanti, personāla atlases pakalpojuma sniedzēji;
6.2.3. valsts un pašvaldības iestādes tiesību aktos noteiktos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošās iestādes, nodokļu pārvaldes, uzraudzības iestādes.
7. Kādus sadarbības partnerus personas datu apstrādē jeb personas datu apstrādātājus mēs izvēlamies?
7.1. Mēs veicam nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu personas datu apstrādi, aizsardzību un nodošanu datu apstrādātājiem saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Mēs rūpīgi izvēlamies personas datu apstrādātājus un, veicot datu nodošanu, izvērtējam tā nepieciešamību un nododamo datu apjomu. Datu nodošana apstrādātājiem tiek veikta, ievērojot personas datu konfidencialitātes un drošas apstrādes prasības.
7.2. Pašreiz mēs varam sadarboties ar šādām personas datu apstrādātāju kategorijām:
- Ārpakalpojuma auditori, finanšu vadības un juridiskie konsultanti, personāla atlases platformu un personāla atlases pakalpojuma sniedzēji;
- datu aizsardzības pakalpojuma sniedzējs;
- citas personas, kuras ir saistītas ar mūsu pakalpojumu sniegšanas nodrošināšanu.
7.3. Personas datu apstrādātāji var laiku pa laikam mainīties, par ko mēs veiksim izmaiņas arī šajā dokumentā.
8. Vai Jūsu personas dati tiek sūtīti uz ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm?
8.1. Jūsu personas dati netiek sūtīti ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm.
9. Vai Jūsu personas dati tiek izmantoti automatizētu lēmumu pieņemšanā?
9.1. Mēs Jūsu datus neizmantojam automatizētu lēmumu pieņemšanā.
10. Kā tiek noteikts laika posms Jūsu personas datu glabāšanai?
10.1. Jūsu personas dati tiek glabāti tik ilgi, cik to glabāšana ir nepieciešama atbilstoši attiecīgiem personas datu apstrādes nolūkiem, kā arī saskaņā ar piemērojamo tiesību aktu prasībām.
10.2. Izvērtējot personas datu glabāšanas ilgumu, mēs ņemam vērā spēkā esošās normatīvo aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspektus, Jūsu norādījumus (piemēram, piekrišanas gadījumā), kā arī mūsu leģitīmās intereses. Ja Jūsu personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, mēs tos dzēsīsim vai iznīcināsim.
10.3. Piemēram, Jūsu uz konkrētu amata vakanci iesniegtos CV un tam pievienotos dokumentus glabāsim līdz atlases procesa noslēgumam, kā arī 6 mēnešus pēc atlases procesa pabeigšanas, lai spētu pierādīt atlases procesa korektu norisi, atbildētu uz pretenzijām, sūdzībām un tiesiskā veidā risinātu radušās pretenzijas.
10.4. Savukārt, ja Jūs būsiet snieguši piekrišanu izmantot iesniegto CV un tam pievienotos dokumentus arī vēlākām atlasēm, mēs tos glabāsim 1 gadu. Jums vienmēr ir tiesības atsaukt savu piekrišanu šādu datu glabāšanai.
11. Kādas ir Jūsu kā datu subjekta tiesības attiecībā uz Jūsu personas datu apstrādi?
11.1. Personas datu atjaunošana. Ja ir notikušas izmaiņas personas datos, kurus Jūs esat mums snieguši, piemēram, telefona numura vai e-pasta maiņa, lūdzam Jūs sazināties ar mums un iesniegt mums aktuālos datus, lai mēs varētu sasniegt attiecīgos personas datu apstrādes nolūkus.
11.2. Tiesības piekļūt saviem personas datiem un labot tos. Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumiem Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem, kas ir mūsu rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret Jūsu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā.
11.3. Mēs cienām šīs Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc, Jūsu pieprasījuma saņemšanas gadījumā, mēs uz to atbildēsim normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ja nav kāds īpašs pieprasījums, kas prasa ilgāku laiku, lai sagatavotu atbildi), un, ja būs iespējams, tad attiecīgi labosim vai dzēsīsim Jūsu personas datus.
11.4. Jūs varat iegūt informāciju par pie mums esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no šiem veidiem:
11.4.1. iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to mums pa pastu uz mūsu juridisko adresi: Zeltiņu iela 131, LV-2167, Mārupe, Mārupes novads;
11.4.2. iesniedzot attiecīgu iesniegumu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, nosūtot to uz mūsu e-pastu: dati@madaracosmetics.com.
11.5. Saņemot Jūsu iesniegumu mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju, un paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai.
11.6. Piekrišanas atsaukšana. Ja Jūsu personas datu apstrāde pamatojas uz Jūsu doto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un mēs turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādājām uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādāsim. Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, mūsu leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei.
11.7. Jūs varat arī iebilst Jūsu personas datu apstrādei, ja personas datu apstrāde ir balstīta uz leģitīmām interesēm.
12. Kur vērsties Jūsu tiesību aizsardzības nodrošināšanai?
12.1. Ja Jums rodas jautājumi vai iebildumi saistībā ar mūsu veikto Jūsu personas datu apstrādi, mēs aicinām vispirms vērsties pie mums, lai risinātu situāciju.
12.2. Ja tomēr uzskatāt, ka mēs neesam spējuši savstarpēji atrisināt radušos problēmjautājumu un uzskatāt, ka mēs tomēr pārkāpjam Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Iesniegumu paraugus Datu valsts inspekcijai un citu saistītu informāciju Jūs varat atrast Datu valsts inspekcijas tīmekļvietnē.
